Principales claves para organizar un evento

Organizar un evento puede significar desde una reunión de empresa hasta una conferencia, un espectáculo, etc. Sea como sea, se trata de un acto que requiere una planificación para desarrollarse de un modo adecuado.

Independientemente del tipo de evento que hablemos, hay una serie de pasos que resultan imprescindibles para su desarrollo. En primer lugar, tienes que definir los objetivos por los que se organiza el evento. Estos pueden ser tan variados como la tipología de los propios eventos, desde recaudar fondos para una causa, presentar una nueva marca, o realizar unas jornadas de formación, por poner solo algunos ejemplos.

También debes plantarte cuáles son las metas que quieres alcanzar al organizar el evento. Una vez que tienes claros estos dos puntos, debes establecer el presupuesto del que dispones. Esto te ayudará a centrarte a la hora de gestionar el resto de apartados y a ser más concreto. Es evidente que según avance el proceso tendrás que comprobar y seguramente readaptar el presupuesto, hacerlo así es el mejor método para no quedarse sin fondos antes de tiempo.

Dependiendo de la magnitud del evento, podrás organizarlo solo, o contar con un equipo. En este caso,  es importante que desde el principio estén bien delimitados los trabajos que realizará cada persona. Existen determinadas herramientas digitales que os ayudarán a gestionar la organización e ir controlando en qué punto estáis en cada momento. Trello, Asana o Smartsheet son algunas de ellas.

Pasos a dar para organizar un evento

Elegir el lugar en el que se celebrará el evento es uno de los puntos más importantes. Dependiendo del número de invitados, de la tipología, etc. necesitarás un espacio más o menos grande, que esté bien comunicado, que disponga de determinadas instalaciones, etc. Una vez que tengas elegido el lugar, el siguiente paso es elegir las fechas.

Otra de las claves que debes tener en cuenta es la imagen de marca. Si eres una empresa, tu imagen de marca debe verse también reflejada en el evento. En este sentido, debes tener en consideración desde el nombre que le das al evento que al fin y al cabo es lo primero que van a ver los asistentes. Hasta el texto del correo electrónico en el que enviarás las invitaciones.  Pasando por los colores, la tipografía, el logotipo, la señalización física, etc. Todo tiene que tender a dar una imagen única que refleje tu marca.

Apartado fundamental es la planificación del programa del evento. Si vas a contar con la colaboración de ponentes, charlas o actividades, es importante que contactes con los responsables lo antes posible para confirmar las fechas. Este es un apartado que seguramente también tengas que modificar varias veces. Si vas a contar con patrocinadores, también debes ponerte en contacto con ellos cuanto antes.

Además, hoy en día, prácticamente cualquier tipo de evento precisa de una tecnología de apoyo que tendrás que implementar, puede tratarse de programas para la venta de entradas, de aplicaciones para la grabación o retransmisión online de las charlas, o de herramientas que faciliten la interacción del público.

También debes tener en cuenta la creación de un plan de marketing que permita la promoción del evento. Gracias a nuestro Máster en Organización de Eventos y Protocolo aprenderás entre otras cosas a Planificar, organizar y gestionar todos los aspectos relacionados con la puesta en marcha de cualquier tipo de evento.

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