Existen muchos tipos de eventos, desde una reunión de negocios, pasando por una fiesta de cumpleaños, una conferencia académica o un concierto. Todos tienen en común que son una forma efectiva de comunicar un mensaje, promover una marca o generar oportunidades de negocio. Pero, la organización de eventos requiere mucha planificación, coordinación y gestión de recursos. Afortunadamente, contamos con herramientas tecnológicas que pueden facilitarnos el trabajo a los organizadores y, a la vez, mejorar la experiencia de los asistentes.
CRM Herramientas para la gestión de relaciones con los clientes
Un CRM es un tipo de software que permite almacenar y gestionar la información de todas las personas que van a participar en un evento. Con un CRM se puede hacer seguimiento del proceso de inscripción, enviar comunicaciones personalizadas, segmentar el público según sus intereses o comportamiento y medir el retorno sobre la inversión (ROI) del evento.
Este tipo de herramientas permiten crear formularios online para registrar a los asistentes al evento, cobrar las entradas si es necesario y emitir las acreditaciones o tickets digitales. Además, suelen ofrecer opciones para personalizar el diseño del formulario, integrarse con otras plataformas como redes sociales o pasarelas de pago y generar informes sobre el número y perfil de los asistentes.
Veamos algunas de estas herramientas para la organización de eventos:
- Salesforce. Es uno de los CRM más populares y potentes del mercado. Se integra con muchas otras herramientas y ofrece soluciones específicas para diferentes sectores e industrias.
- Hubspot. Un CRM bastante completo y con muchas herramientas útiles.
- Bevy. Es una plataforma integral para organizar eventos presenciales, virtuales o híbridos. Permite planificar, promocionar y ejecutar todo tipo de eventos y hacer análisis para ver el impacto global.
- Trello, para organizar cualquier tarea. Esta página te permitirá organizar cualquier evento o tarea. En ella podrás registrar no solo información escrita, sino también audios, imágenes y videos. Cuenta con su propia aplicación para el teléfono móvil que podrás tener sincronizada con la del ordenador. Permite además compartir tableros. Y lo mejor, es gratuita.
Una buena organización de eventos evita descuidos de última hora
Eventbrite. Esta es una de las aplicaciones favoritas de los organizadores, ya que es muy intuitiva, fácil de usar, además de gratuita. Está diseñada para facilitar la organización total del evento, desde la creación de una página web para la difusión hasta la venta y distribución de las entradas. Permite crear y gestionar diferentes tipos evento, adaptándose a las características intrínsecas de cada uno.
Obtendrás la información detallada acerca de las personas que asistirán a tu evento con acceso a análisis visuales, gráficos e informes. Con la aplicación “Eventbrite Organizador” podrás seguir la venta de entradas desde tu teléfono móvil en tiempo real.
Pro Party Planner. Es una de las herramientas para eventos más completa. Con ella lo tendrás todo controlado, la colocación de las sillas y demás elementos claves del evento, la lista de invitados, la publicidad del evento, etc. También te permitirá delegar tareas, calcular el presupuesto, incluso gestionar las redes sociales. Todos los recursos que puedas necesitar para organizar tu evento lo tienes en esta plataforma de pago.
Zapier. Esta plataforma conecta las distintas aplicaciones que estés usando para compartir los datos. Así podrás tener toda la información en todo momento para poder organizar el evento sin que se te olvide ningún detalle.
Si te apasiona la organización de eventos y quieres hacer de ello tu profesión, en Esah, Escuela de Hostelería y Turismo, te ofrecemos deferentes cursos para organizar eventos. El Curso de Planificación de Eventos, te permitirá organizar de manera profesional eventos corporativos y de instituciones.
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1 Comment
Servicios audiovisuales en eventos
18 septiembre, 2023 at 12:44Muy buen post. La organización de eventos requiere de herramientas y estrategias eficaces, y estas opciones son esenciales para el éxito. Además de gestionar la logística, considera cómo los servicios audiovisuales en eventos pueden elevar la experiencia de tus asistentes y hacer que tu evento destaque. La integración de tecnología audiovisual de calidad puede marcar la diferencia en la impresión que dejas en tu audiencia.