Consejos para organizar una entrega de premios

A todos nos gustan los premios y los reconocimientos. Sin embargo, no se suele saber mucho sobre lo que hay detrás de estas galas. Por eso, en este artículo de ESAH te damos cinco consejos para organizar una entrega de premios. ¡Sigue leyendo!

Fecha y lugar

Probablemente lo primero que debemos tener en cuenta a la hora de organizar una entrega de premios es la fecha y el lugar de los mismos. A la hora de escoger la fecha, hay que asegurarse de que no haya ese mismo día otro evento que eclipse tu entrega de premios. Por ejemplo, aunque parezca ridículo, es probable que si ese día es la final de un evento deportivo o un festival importante en la ciudad, muchos invitados decidan declinar la oferta por no haber tenido en cuenta ese evento. 

Para el lugar, tenemos que asegurarnos de que sea lo suficientemente grande como para albergar a todos los invitados, de acceso libre para aquellos que tengan movilidad reducida y que no se encuentre en zonas periféricas de la ciudad, para que, en caso de no disponer de coche, el transporte público sea suficiente.

Fotografía y grabación

Si has organizado una entrega de premios, probablemente perteneces a una organización, institución, empresa, etc. Uno de los consejos para organizar una entrega de premios puede ser contratar profesionales de foto y vídeo para inmortalizar tu evento y poder promocionar tu institución a través de las redes sociales, haciendo uso de este contenido. Además, las fotos serán un buen recuerdo para aquellos que reciban los premios.

Guion

Es importante entender que, para este tipo de eventos, siempre ocurren situaciones inesperadas. Por eso, lo mejor que se puede hacer es tener un guion detallado de cada uno de los eventos que deben suceder en la entrega de premios. 

De esta forma, en caso de que ocurra un imprevisto, podemos suplirlo sin problema, ya que habremos tenido en cuenta todo a lo largo de la entrega de premios. Un fallo habitual es dar por hecho algunos aspectos. Lo más importante es entender que todo se puede preparar, incluso lo que parece que sale de forma natural.

Catering

La idea de organizar una entrega de premios no es solo reconocer a los premiados, sino también hacer una promoción de tu organización. Uno de los mejores consejos para organizar una entrega de premios es ofrecer un pequeño cóctel una vez haya acabado la entrega. De esta forma, conseguiremos que los invitados se vayan a su casa con un recuerdo agradable y valorando ese detalle que hemos tenido con ellos.

Comunicación

La asistencia al evento es lo más básico, por lo que debemos darle prioridad a la comunicación con los invitados. Con gran anticipación, haremos unas invitaciones personalizadas para cada uno de los asistentes a los premios. Esto es una forma de, primero, asegurarnos de que no tienen un evento alternativo, ya que avisamos con tiempo, y, segundo, de mostrar interés por el invitado.

En definitiva, organizar una entrega de premios es algo muy complejo y siempre se puede mejorar en varios aspectos. Sin embargo, si tienes en cuenta los básicos, tu evento mejorará notablemente. Si te ha parecido interesante este artículo, en ESAH tenemos una formación perfecta para ti: el Máster de Formación Permanente en Dirección de Eventos, Protocolo y Turismo de Negocios. ¡Infórmate sin compromiso!