USALI, departamentos funcionales o no distribuidos

Cómo ya sabemos, el nuevo USALI contempla cinco departamentos operativos en vez de los cuatro que tenía la décima edición de 2006. En esta, la undécima, se ha puesto el énfasis en un nuevo departamento para adaptar la contabilidad de gestión de los establecimientos hoteleros a la sociedad de la comunicación, del cloud computing, del big data, de los servicios SaaS, del alojamiento Web y de la computación en general, ya sea software o hardware, algo que vemos en los cursos de Gestión Hotelera de ESAH.

     Comparación departamentos funcionales

Hagamos un pequeño repaso:

El proceso general de cálculo de la nueva cuenta de explotación es idéntico para los departamentos del mismo nombre, sólo en el nuevo departamento se complica un poco la cuestión, nada de lo que preocuparse. Es decir, el nuevo departamento tendría tres apartados en otros costes:

• Servicios
• Sistemas
• Otros costes

En general, excepto para el departamento energía que sólo recogerá los costes relacionados con este concepto, ha habido un incremento del número de ítems de cada cuenta de explotación con respecto a la pasada edición; se han añadido costes referidos a centralización, costes corporativos y costes compartidos, se han incluido costes como alquileres y se ha ampliado la casuística de los de viajes.

Del mismo modo en cada departamento se han incrementado el número de conceptos de costes específicos, como por ejemplo más variedad de consultorías, descuadres de caja o cambio de moneda en administración; servicios de investigación comercial u otros servicios contratados en comercial y marketing. Por último cabe decir que en el departamento de administración y generales se ha incluido el coste de aprovisionamiento que antes estaba en comida y bebida.

DEPARTAMENTOS

• Departamento administración y generales

El departamento de administración es aquel al que se le imputan los costes habitualmente llamados generales y gestión del establecimiento, incluyendo las actuaciones en el ámbito contable, mercantil, laboral, fiscal y financiero.

Este departamento contempla, al igual que los operativos los costes de personal y los otros costes de las áreas de dirección, administración, contabilidad, recursos humanos, seguridad y transporte si existieran.

• Departamento sistemas de información y comunicación

La creciente importancia de los sistemas de información en la vida diaria de las empresas y de las personas, tanto a nivel informativo, operativo y económico ha aconsejado la creación en esta edición del USALI de un nuevo departamento funcional denominado sistemas de información y comunicación.

Es cierto que esta importancia no siempre se ve reflejada en la gestión de todos los establecimientos hoteleros, pero la tendencia parece que será de una creciente en los próximos años. En cualquier caso, la no existencia de este departamento en una gran parte de establecimientos no quiere decir que en el futuro la situación sea distinta, de modo que la cuenta de explotación de este departamento es o será como sigue.

• Departamento comercial y de marketing

El departamento de comercial y de marketing es el máximo responsable de dar a conocer y de efectuar la venta de los servicios del hotel a los intermediarios y a los clientes finales.

Para la realización de la función comercial, este departamento debe trabajar bajo las premisas de un plan de acción comercial que contemple la planificación completa de las labores comerciales. Este plan comercial debe elaborarse atendiendo a los siguientes elementos:

1. Segmentación del mercado. Identificación de la tipología de clientes, clasificación de los mismos en grupos sobre los que se realizarán acciones homogéneas y cuyas expectativas de precios son similares.
2. Perspectivas sobre la evolución de los mercados. Estudio de sus tendencias y de la situación económica general de las zonas de origen de los clientes y de la zona en la que se sitúa el hotel.
3. Análisis del producto. Qué tipo de hotel se está comercializando, cuáles son sus características más importantes, elementos diferenciadores con la competencia.
4. Definición de políticas estratégicas marcadas por la dirección de la empresa, principalmente orientados a la política de precios y a los estándares de calidad.

Una vez analizados y definidos estos elementos, comenzaremos la toma de decisión sobre las acciones concretas que vamos a acometer para optimizar al máximo la rentabilidad de la empresa.

• Mantenimiento o servicios técnicos

Responsable del cuidado de la planta física en la que está ubicado el hotel y sus instalaciones, maquinaria, etc., este departamento tiene la función del mantenimiento del correcto funcionamiento de todos los elementos que lo componen para poder ofrecer los servicios a nuestros clientes a lo largo del tiempo.

Hay que diferenciar en este caso entre dos conceptos:

1. Mantenimiento y conservación
2. Mejoras e inversiones nuevas

El primero forma parte de la explotación del hotel y por tanto tendrán su reflejo en la cuenta de explotación en el departamento funcional de mantenimiento. El segundo tendrá la consideración de inversión en activos fijos y por lo tanto no figurarán en la cuenta de explotación.

• Energía o servicios públicos

En este departamento se recogerán todos los costes generados por el consumo energético y de agua del establecimiento. Este departamento no contempla costes de personal.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

La cuenta de explotación de este departamento quedaría como sigue:

Antonio Borrego Olmedo.