Qué es un Organizador Profesional de Congresos (OPC)

Seguramente en más de una ocasión has escuchado el término Organizador Profesional de Congresos (OPC), pero no sabrías definir exactamente cuáles son todas sus funciones. Con este término nos referimos a una persona o empresa que se encarga de planificar y ejecutar eventos, congresos, conferencias, simposios…

Sus funciones incluyen tareas como la selección de un lugar adecuado, la contratación de proveedores, la planificación del programa y la logística, la promoción del evento, la gestión de registros y pagos, y la supervisión del evento en sí. El objetivo del OPC es garantizar que el evento se lleve a cabo de manera exitosa, de modo que cumpla con las expectativas de los participantes y los patrocinadores, y que se ajuste al presupuesto. Los organizadores profesionales de congresos deben tener habilidades de organización, planificación y coordinación, y deben ser capaces de trabajar con una variedad de proveedores y clientes.

Cómo trabaja un Organizador Profesional de Congresos 

Un organizador profesional de congresos debe seguir una serie de pasos para planificar y ejecutar un evento exitoso. Algunos de los pasos clave incluyen:

• Definir los objetivos y el alcance del evento: Como organizador debe entender claramente los objetivos del evento y qué se espera lograr, así como los temas y los participantes con los que se cuenta.

• Seleccionar un lugar: Debe investigar y seleccionar un lugar adecuado para el evento, teniendo en cuenta factores como el tamaño, la ubicación, el costo y la disponibilidad.

• Planificar el programa:La planificación debe incluir los oradores, las sesiones, los paneles y los talleres si los hay. Nada debe dejarse al azar y todos los implicados deben estar al tanto del avance de la organización. 

• Contratar proveedores: El organizador debe contratar proveedores para servicios como la comida, el transporte, la decoración y el equipo de audio y video.

• Promocionar el evento: También es su función diseñar y ejecutar una estrategia de promoción para atraer a los participantes y patrocinadores.

• Gestionar registros y pagos:Tiene que  manejar los registros y pagos de los participantes, incluyendo el procesamiento de tarjetas de crédito y el envío de confirmaciones.

• Supervisar el evento: El organizador debe supervisar el evento en sí, asegurándose de que todo se lleve a cabo según lo planificado y resolviendo problemas en caso de que surjan.

• Evaluar el evento: Una vez finalizado el evento, debe evaluar los resultados del mismo, recoger retroalimentación de los participantes y hacer un seguimiento con los patrocinadores para evaluar el éxito obtenido.

Qué habilidades debe tener un OPC

Queda claro que son diferentes las habilidades que se deben tener para ejercer este puesto, podemos mencionar: 

• Habilidades de organización y planificación: Estas son imprescindibles para poder planificar y coordinar todos los aspectos del evento.
• Habilidades de comunicación: Como organizador debe ser capaz de comunicarse efectivamente con una variedad de personas, incluyendo patrocinadores, oradores, proveedores y participantes.
• Habilidades de negociación: para negociar con proveedores y patrocinadores y obtener los mejores precios y términos.
• Habilidades de liderazgo: Debe ser capaz de dirigir a un equipo de trabajadores y proveedores para garantizar que el evento se lleve a cabo según lo planificado.
• Habilidades de resolución de problemas: Siempre surgirán situaciones imprevistas y habrá que resolver problemas de manera eficaz.
• Habilidades de marketing y promoción: Es importante diseñar y ejecutar una estrategia de promoción para atraer a los participantes y patrocinadores.
• Habilidades técnicas: El organizador debe conocer las herramientas y tecnologías necesarias para gestionar registros, pagos y promoción, así como una buena comprensión de los protocolos.

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